Parceria para o desenvolvimento e homologação de tecnologias inovadoras inicia nova fase com o controle de uma média de 130 mil matrículas por ano e institui rotinas de classe por dispositivos móveis
Comprometido com o desafio de fomentar e manter elevados padrões de qualidade em suas 15 unidades, o SENAI Bahia decidiu internalizar o seu processo seletivo. Para isso, buscou na parceria com a TOTVS uma solução que o apoiasse no controle de, aproximadamente, 137 mil matrículas por ano, provenientes de oito processos seletivos de cursos técnicos, graduação, especializações, mestrados e doutorados, além de cursos qualificação e aperfeiçoamento profissional. O módulo Processo Seletivo entrou em operação no segundo semestre de 2014 e já gerenciou 15 seletivas.
A necessidade de absorver as atividades relacionadas ao processo seletivo deu-se por três principais motivos: o primeiro, estabelecer um padrão na realização do serviço, e o segundo, reduzir custos. O terceiro motivo diz respeito à transparência e disponibilidade da base de dados. Em conjunto com outras diretrizes focadas na seleção de candidatos, o SENAI Bahia estima uma economia de 50% a 60% nos custos destes processos após a adoção do módulo. Além disso, a tecnologia garantiu a compilação de informações consistentes e que podem ser utilizadas a qualquer momento. Desde o início do processo seletivo, tudo fica armazenado no sistema da TOTVS: o nome e dados do candidato, o processo de classificação do curso, o gabarito e a nota, além das folhas de respostas, uma cópia da prova e uma folha do edital, possibilitando acompanhamento online pelo candidato de cada etapa do processo, interação eletrônica com os candidatos via e-mail e rastreabilidade das operações. Antes, o Senai dependia do envio das informações pela empresa contratada, via licitação, tornando o processo mais lento e descentralizado.
Assim que o candidato se inscreve, o módulo gera um documento com os seus dados, local da prova, horário e sala, incluindo o gabarito de respostas. Para auxiliar o processo de correção das provas, a equipe de TI do SENAI Bahia desenvolveu a integração do módulo com um sistema de leitura ótica, viabilizando a correção de seis mil provas em apenas três horas.
Com integração nativa, o benefício também alcançou o processo de matrículas, facilitando a conversão do candidato em aluno. Todos os dados obtidos durante a seleção são replicados automaticamente pela ferramenta. Basta o aluno confirmá-los para que a matrícula seja efetivada. Com picos de quatro a seis mil matrículas em uma única semana, refazer o registro de cada aluno tornaria o processo moroso e difícil, além de ser bastante suscetível a falhas. A qualidade e agilidade são percebidas diretamente pelo aluno, que ganha tempo e praticidade já nos seus primeiros contatos com a instituição.
“O relacionamento que temos com a TOTVS é de verdadeira parceria. Atuamos em conjunto no desenvolvimento de tecnologias inovadoras e aderentes às necessidades do mercado. O SENAI Bahia vem conquistando importante espaço e notoriedade como referência em soluções de software para o segmento educacional e contamos com a TOTVS para, mutuamente, ampliarmos a nossa capacidade e especialização”, comenta Ingrid Winkler, gerente da Área de Desenvolvimento de Software do SENAI Bahia.
Principal fruto da parceria, o TOTVS Educa Mobile, solução que leva mobilidade para a palma da mão de professores e alunos, foi homologado pelo SENAI Bahia, em um processo que envolveu testes e validações. Com um amplo escopo de funcionalidades, que proporcionam às instituições de ensino uma interface transparente para a comunicação e a troca de informações por meio de dispositivos móveis, o sistema foi apresentado ao SENAI pela TOTVS para que, em conjunto, pudessem verificar a usabilidade e ergonomia da ferramenta, além de identificar melhorias a serem realizadas. Como piloto do TOTVS Educa Mobile, o SENAI, por meio do seu núcleo de qualidade, design e testes de software, comandou um abrangente projeto de testes, que incluiu, além dos técnicos, também a participação de professores e alunos. O retorno, essencialmente positivo, resume-se na aprovação de todos do corpo docente e discente do SENAI Bahia.
O professor não utiliza mais cadernetas na sala de aula, nem precisa dirigir-se à secretaria de cursos para retirar o diário de classe e devolvê-lo no final do dia. Diretamente no seu dispositivo móvel, ele faz a chamada, registra o seu plano de aulas e insere as notas dos alunos, que têm pleno acesso para visualizar todas as suas informações, como as disciplinas ministradas e o conteúdo programático. Tudo em tempo real e de qualquer lugar.
“Focamos os nossos esforços para levar ao mercado soluções especialistas, que, de fato, apoiam o setor para otimizar processos e fomentar a produtividade, característica que será fundamental às empresas neste ano. O SENAI Bahia é um importante parceiro para projetos estratégicos e nos ajuda a promover a aderência e a usabilidade nas nossas tecnologias”, finaliza Gustavo Bastos, diretor do segmento de Educação da TOTVS.
O SENAI Bahia utiliza o ERP TOTVS Educacional há dez anos e também aderiu ao Módulo de Avaliação e Pesquisa. Já há novos projetos em fase de implantação: o módulo Gestão Financeira e o CRM com integração ao Portal do Aluno.
Sobre a TOTVS
Provedor global de software de gestão, plataforma e consultoria para empresas de todos os portes, com mais de 50% de marketshare no Brasil, liderança na América Latina* e uma das maiores provedoras de ERP Suite do mundo. A TOTVS possui no país cinco filiais, 52 franquias, mais de 200 distribuidores e nove centros de desenvolvimento. No exterior, está presente em 39 países, entre filiais, franquias e dois centros de desenvolvimento (Estados Unidos e México). É a única empresa de tecnologia na lista das 25 Marcas Brasileiras Mais Valiosas, segundo ranking da Interbrand.
Com o compromisso de tornar os seus clientes competitivos no mercado que atuam, a TOTVS oferece soluções para 10 segmentos, complementados por um amplo portfólio de serviços, como Consultoria de Negócios e Cloud Computing. Em 2014, registrou R$ 1,8 bilhão em receitas. Mais informações em www.totvs.com